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Warum eine Eventagentur


Eventagentur buchen oder selber organisieren?

 

Eine Eventagentur ist ein Dienstleister, der sich um die Organisation einer Veranstaltung im privaten oder unternehmerischen Bereich kümmert. Auf Wunsch kann sich eine Eventagentur der kompletten Veranstaltungsorganisation annehmen. In diesem Fall spricht man von so genannten Full-Service-Eventagenturen (dt.: Komplett-Service-Agenturen).

Das heißt, dass Sie sich als Kunde um nichts kümmern muss. Sie sind selbst Gast auf Ihrer eigenen Veranstaltung und können sich ganz Ihren Gästen widmen. Wenn Sie jedoch Eigeninitiative mit einbringen wollen, können Sie selbstverständlich auch nur Teilbereiche in die Hände der Eventagentur geben.

Welche Bereiche Sie selbst organisieren wollen, hängt davon ab, wie viele Arbeitskapazitäten Sie zur Verfügung haben, wer Ihnen bei der Veranstaltungsorganisation helfen kann und welche Talente und Erfahrungen Sie selbst besitzen.

 

Worauf müssen Sie achten, wenn Sie eine Eventagentur beauftragen?

Einige wesentliche Aspekte sollten Sie bereits kennen, um ein möglichst genaues Szenario Ihrer Veranstaltung beschreiben zu können. Die Eventagentur gestaltet Ablauf und Preis nach diesen Informationen:

*    Um welche Art Veranstaltung handelt es sich: Ist es eine Tagung, eine Messe oder eine feierliche Veranstaltung?

*    Die Anzahl der Gäste ist entscheidend für die Preisbildung, insbesondere, wenn zusätzlich ein Caterer beauftragt wird.

*    Planen Sie, die gesamte Veranstaltung als Full-Service-Auftrag an die Eventagentur zu übergeben? Oder wollen Sie z.B. selbst die Hotelreservierung oder gar den Sicherheitsdienst organisieren?

Teilbereiche an eine Eventagentur übergeben 

Wenn Sie nur Teilbereiche an Ihre Eventagentur abgeben möchten, sollten Sie dies klar absprechen, um Überschneidungen zu vermeiden und um ein einheitliches Konzept zu verfolgen.

Es sei darauf hingewiesen, dass die Beauftragung einer Eventagentur, die den kompletten Auftrag selbst zu organisieren hat, reibungs- und problemloser vonstatten geht, als eine Aufteilung des Auftrages.

Zum Beispiel kann eine Eventagentur dafür sorgen, dass das benötigte Personal für die Veranstaltungen geschult ist. Messehostessen oder Promoter werden beauftragt und für Ihren Zweck ausgebildet. Der Service kann mehr oder weniger Details umfassen, das müssen Sie entscheiden.

 

Die Eventagentur hat Know-How und Organisationstalent

Die Aufgaben einer Eventagentur sind sehr umfangreich und komplex, wenn es sich um die Organisation einer gesamten Veranstaltung handelt. Leistet eine Eventagentur eine solche Organisation, wird sie als Full-Service- Eventagentur bezeichnet.

Die Aufgaben einer Eventagentur lassen sich grob in zwei Bereiche unterteilen: auf der einen Seite die sehr rechercheintensiven Bestandteile einer Veranstaltungsplanung, auf der anderen Seite die organisatorisch aufwendige Durchführungsphase.

 

Eventagenturen vergleichen

Ein Vergleich gestaltet sich schwierig. Es ist üblich, sich mehrere Angebote einzuholen, da eine Eventangentur für jeden Auftrag unterschiedliche Konditionen bereitstellen kann. Dies ist abhängig von der Spezialisierung und Professionalität, vom Auftragsvolumen und dem Aspekt, ob es sich um einen Teil- oder Full-Service-Auftrag handelt.

Testen Sie, ob Sie für Ihr großes Ereignis alles geplant haben. Vor allem der sehr umfangreiche Suchprozess nach den richtigen Partnern und Anbietern, gestaltet sich oftmals  sehr schwierig.

Dazu gehört die Suche nach …

 

* Location / Veranstaltungsort

* Catering

* Personal (Service- und Reinigungspersonal)

* Veranstaltungstechnik

* Künstlern

* Dekoration

* Sicherheitsservice und

* passendem Mobiliar

 

Letztlich geht damit auch die Beauftragung und die Koordination des Zusammenwirkens einher. Anhand dieser Punkte sieht man den großen Arbeitsaufwand, den eine Eventagentur durch die zahlreichen Kontakte auf professionelle Art und Weise (Eventproduktion) für Sie übernehmen kann. Die Spezialisierung auf Eventproduktion optimiert den Ablauf und minimiert die Fehlerquote.

 

Die Vorteile einer Eventagentur

Der Vorteil scheint klar auf der Hand zu liegen: das Engagieren einer Eventagentur ermöglicht Ihnen, Gast auf Ihrer eigenen Veranstaltung sein zu können. Aber es geht noch um viel mehr als die eigentliche Veranstaltung. Mit einer Eventagentur sorgen Sie sich nicht um:

 

* das Einladungsmanagement

* diverse Marketingtätigkeiten zur Umwerbung der Veranstaltung und

* das Einholen von zahlreichen Genehmigungen.

 

Die Eventagentur optimiert den gesamten Prozess! Diese Komponenten sind zwar mit keinem hohen Aufwand für eine Eventagentur verbunden, aber mit langjähriger Erfahrung im Bereich Organisation und fachmännischem Know-how.

Die aufwendigen Nachbereitungsarbeiten sollten dabei nicht außer Acht gelassen werden. Für Sie als Veranstalter ist es essentiell, Feedback einzuholen, um den Ablauf weiter optimieren zu können.


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